没有。5-25i

Rev. 03-06-07

日期2-23-83

我。 目的

概述购买卡计划的政策，该计划允许个人拥有一张信用卡，用于代表韦伯州立大学进行购买。 学校负责向发卡金融机构支付使用代购卡购物的费用。

二世。 引用

• 政策和程序5-11，小额现金采购的报销
• 政策和程序5-25d，限制采购和特殊采购
• Policy and Procedure 5-25h and 3-36, Procurement from a Vendor In which a University Employee has an Interest /Conflict of Interest
• 政策和程序5-25e，招标、建议书等/采购合同

三世。 定义

一个。 持卡人 - A person to whom a University 采购卡 has been issued.

B。 默认的帐户 - The accounting code assigned to a cardholder. All charges made with a purchasing card will be posted into that card's default account by the issuing financial institution unless the purchase is reallocated.

C。 发行金融机构 - The financial institution with whom the University has currently contracted for the purchasing cards.

D。 采购卡 - A credit card issued to an individual employee of 新葡京app State University for the purpose of making authorized purchases on its behalf. 学校有责任使用正确发行的采购卡支付所有费用。

E。 采购卡 User’s Guide ("Guide") - The document that contains instructions and guidelines for the use of the purchasing card.

F。 调解人 - The person assigned to review a cardholder's monthly statement and paper work for completeness. He/She may review more than one cardholder’s account at the discretion of the 负责任的人. A reconciler may or may not be a cardholder. 持卡人不能成为他/她自己的调解人.

G。 负责任的人 ("RP") - The person to whom the cardholder reports related to transactions made with the purchasing card.

第四。 政策

一个。 背景

采购卡计划的一个主要目的是在为大学进行某些类型的采购时减少文书工作的数量。 这在许多方面降低了成本，包括减少必须打印和签发的采购订单和支票的数量，以及减少必须匹配和支付的发票的数量。

B。 职责描述

1. The 采购总监, or his/her designee, is responsible for contracting with an issuing financial institution to support this program.

2. The 采购卡项目协调员， and/or their assistant(s) are responsible for:

a. Updating the University's information with the issuing financial institution when necessary (such as updating the list of signers that are authorized to approve limit increases, new applications, etc.).

b.培训持卡人和调解员。

c.获取并核实所要求的每一张采购卡的适当授权签名和填写好的申请表。

d.持续更新指南、项目政策和程序，并获得所有受影响实体的适当批准。

e.协助持卡人、调解员和其他必要的人员解决问题。

f.作为与发行金融机构、行政计算、供应商、使用部门以及项目涉及的任何其他各方的主要联络人。

g.负责设计所使用的所有表格和其他文件，并在必要时获得内部审计和/或采购总监的批准。

h.负责将持卡人违规或欺诈性使用卡的情况通知采购总监、内部审计总监和相应的主管。

i.保存以下文件：

• 正确签署的申请表格
• 列出批准的任何限制例外情况的备忘录（由采购总监批准）
• 提交给发证金融机构的表格副本

j.根据需要准备和发送管理报告给采购总监，内部审计和其他人员。

k.协助目前可能不接受购卡的公司与各自的金融机构签约。

协助供应商和使用部门解决具体交易中的问题。

3. 会计服务处 负责：

a. Managing the electronic flow of transaction information from the issuing financial institution to the University's accounting system, including feeding the detailed transactions to the on-line review/reallocation system on a daily basis whenever possible.

b.确保每月对发卡金融机构的电子支付与日常交易记录保持平衡。

4. The 负责任的人 ("RP", refer to definition) for the default account that is assigned to a purchasing card 负责：

a.在部门内选择合适的人员接收采购卡（即负责采购的人员和负责采购的备用人员）。 部门主管还必须批准每个被选为持卡人的人（申请表上有他/她签名的空间）。

在其部门或区域内建立流程以支持采购卡系统。

c.及时通知项目协调员或他/她的助理任何已知的或怀疑的不当或欺诈性使用购物卡。

d.对其监督下的持卡人不恰当或欺诈地使用购物卡采取适当的纪律措施（参见第IV - E节）。

e.及时审核、批准并签署所属各持卡人的月度对账单。 签署月结单是一种证明，证明购买是适当的，符合大学的政策。

f.不得要求或指示持卡人或调解人进行违反政策和程序、指南或任何其他相关规则、条例或指南的购买或重新分配。

5. The 调解人 负责：

a.在其办公室和/或档案中保存以下文件四(4)年，以便为审计目的有效检索：

• 日志，收据和电话订单记录。
• Monthly cardholder statements that have been signed by the cardholder and the default account’s RP.

b.定期审查交易，并根据需要将费用重新分配到适当和允许的会计代码中。

c.及时通知项目协调员或他/她的助理任何已知的或怀疑的不当或欺诈性使用购物卡。

d.作为项目协调员和他/她的助理之间的联络人，根据要求将信息转发给每个持卡人。

e.不得要求或指示持卡人进行违反政策和程序、指南或任何其他相关规则、条例或指南的购买。

f.与当前版本的《指南》保持同步。

6. The 持卡人 负责：

a.按照所有相关政策、程序、指南等使用购买卡，并确保购买符合韦伯州立大学的最佳利益。

及时向对账员提交月度报表及支持文件，如收据、电话订单记录、交易日志和任何重新分配信息。

c.掌握最新版本的《指南》，如果丢失，及时要求提供新的《指南》。

d.确保在购买时不收取销售税，或者如果销售税包含在错误中，则立即要求供应商抵免。

e.在终止雇佣关系时，或在不再包括采购职能的雇佣关系变化时，或在项目协调员、内部审计或其主管的要求下，自愿交出卡。

f.及时通知项目协调员任何已知或怀疑的不当或欺诈性使用或丢失购物卡。

g.及时向项目协调员报告（必要时保密）其主管提出的任何要求或指示，以不允许的或欺诈的方式使用该卡。

C。 负责人/持卡人关系

1. 持卡人与责任人之间不存在相互核准对账单关系。 责任人在组织单位的级别必须始终高于持卡人。

2. 所有持卡人/负责人关系须经部门主管或院长及采购部审核批准。

3. If due to unique circumstances, a responsible person that meets the above criteria cannot be identified, the cardholder's purchasing activity will be subject to audit at least annually.

D。 管理报告

项目协调员和/或助理负责及时生成和分发月度、季度和年度管理报告给采购总监和其他需要的人员，以促进项目的持续审查。 可生成的报告由项目协调员维护，并可根据软件功能允许和情况需要不时进行更新。

E。 采购卡 User's Guide

1. 该指南由项目协调员在采购部网站上编写和维护。 现行指南及任何附录均由本参考文献纳入本政策。 本指南的所有更改将及时通知每位持卡人、调解员及其他相关个人和部门，如内部审计。

2. 本节列出的政策和程序的目的是概述指南中未提及的项目。 该指南包括：

a.当前签约的发行金融机构名称。

b.发行金融机构和学校的客户服务电话。

c. Instructions for keeping the purchasing card secure while in the cardholder's possession.

d. Information and form regarding the University's sales tax exemption status.

e.所有卡和每张卡的详细限制清单。

f.一般采购准则。

g.有关处理争议交易的表格和说明。

h.有关会计核算和重新分配程序的说明。

F。 不当或欺诈性使用购物卡

如果购物卡被不当或欺诈使用，必须遵循以下程序：

1. The 项目协调人 will be notified promptly, who will in turn notify in writing the director of Purchasing, Internal Audit and the cardholder's appropriate supervisor.

2. 如果滥用似乎是故意的或欺诈性的，将进行审计和/或调查，以确定滥用或欺诈的全部程度。 During the audit or investigation the cardholder's card will be temporarily deactivated. （审计和/或调查过程见附录一）

3. 持卡人将受到下列一项或多项处分：

• A letter of reprimand in the employee’s personnel file.
• 要求持卡人偿还的。
• 购货卡暂时或永久遗失。
• 终止雇佣关系。

G。 取消购物卡

1. 取消采购卡的原因

a.自愿终止

b.非自愿终止

c.调任到不再需要使用采购卡的岗位或部门

d.纪律处分

2. 取消流程

a.自愿终止: The 持卡人 must surrender their purchasing card to the 项目协调人 or/assistant at time of termination.

b.非自愿终止 or transferring to a department which no longer requires use of card: The 持卡人's Supervisor must 1) Take possession of the cardholder’s purchasing card and 2) Return the card to the 项目协调人 with written notice that the card should be canceled.

c.纪律处分

(1) Permanent - same as b. above.

(2) Temporary - 项目协调人 or assistant will deactivate the card for the specified probationary period and only reactivate with written request of supervisor.

d. The 项目协调人 must 1)Wait an appropriate time for all purchases that were made with the card to be processed by merchants (approximately 4 days) and 2) Submit a form to the issuing financial institution to cancel.

H。 员工转移

1. If a cardholder is transferred to a new position 部门内部 or 另一个部门 and will 仍然需要购物 using a purchasing card, the same card should be used. The 持卡人's Supervisor or his/her designee, must promptly notify the 项目协调人 if there are changes to be made (such as the cardholder's address, default account, etc.).

2. If a cardholder is transferring to a new position 在部门内部，但不会有相同的主管, and/or will 不再购买 items for the department the card must be retrieved and canceled as described in section IV - F2.

我。 认证培训

1. All cardholders and reconcilers shall take web-based training 定期 and be certified by Purchasing. 未能重新认证的持卡人的信用卡将被停用。 如果调解员未能重新认证，他们和他们调解的持卡人的卡将被停用。

2. All responsible persons shall take web-based training 定期 and be certified by Purchasing. 如果不这样做，将导致他们的卡和他们监管的人的卡被停用，限制购买和旅行。

附件我

Wsu采购卡程序

如果怀疑信用卡被故意滥用或欺诈，应遵循的程序

1. 一旦发现可疑的信用卡滥用，本部门应立即通知采购和内部审计。

2. 采购部门将由内部审计部门发起并协调对涉嫌信用卡滥用的调查。 在可行的情况下，内部审计将尽快向认可的副校长提供初步状态报告，并将副本交给采购和支持服务总监、人力资源助理副校长、大学法律顾问以及学院或部门。

3. 员工应有机会对初步报告中所述的指控作出回应。

4. The College or Department shall consult with Human Resources and University Counsel regarding the interview with the employee regarding the allegations and the employee's leave status pending the outcome of the investigation. 人力资源部应协助学院或部门准备适当的文书工作，如果有的话。

5. 在与员工面谈并完成调查后，采购部门应向认可的人力资源副总裁和助理副总裁出具最终书面报告，并向大学法律顾问和学院或部门提供副本。

6. 大学法律顾问应与采购、内部审计、人力资源助理副总裁和大学警察协商，建议对该员工采取纪律处分，并可能将案件移交刑事调查和起诉。

7. 人力资源助理副总裁应将最终内部审计报告的副本连同纪律处分建议一起转交给认知副总裁。 员工的纪律处分应根据个人情况，具体情况确定。

8. 人力资源部将与大学法律顾问协商，准备与建议的纪律处分相关的必要和适当的文书工作。