2 - 6号

牧师。

日期4-20-77

我。 定义

A.大学记录

所有书面或印刷的书籍、论文、信件、文件、地图、计划、照片、录音和其他根据州法律制作或接收的与大学运作有关的记录。

B.大学档案

所有具有永久或历史价值的非当前大学记录的官方存放处，不需要保留在原始办公室。

C.记录管理

在记录的创建、利用、维护、保留、保存和处置中应用高效和经济的方法。

2。 策略

A.大学档案管理员有责任和权力发展和维护档案。

B.所有的大学记录都是公共记录，不能被销毁或以其他方式处理，除非州法律规定（犹他州法律，1969年，第212章）。

C.原始办公室应负责维护和保存其控制下的所有大学记录，直到正式移交给大学档案馆或根据大学政策和州法律进行处置。

D.所有具有永久或历史价值的大学记录，如果其一般研究价值超过其对原办公室的行政和研究价值，则应转交给大学档案馆。

E.为了确保适当保存与大学有关的材料并最大限度地利用这些材料，每个学院应将其发行的所有出版物的副本转发给大学档案馆。

F.原产办公室将编制一份正在转移的材料清单，并按出处顺序随材料一起送交档案馆。 这份清单将由档案保管员核实，并将一份副本退还原办。

G.大学档案管理员应为各大学办公室提供协助，为非流动记录提供存储空间，根据州法律获得处理无用记录的授权，并在建立记录管理计划方面提供技术援助。

H查阅记录须经发证机构授权。