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华盛顿州立大学部门月度对账指南
2025年4月
各部门负责核对或核实每个月记入其账户索引的所有交易。 这个过程是一项重要的内部控制，以确保所有记录的交易都是准确的，并有批准和适当的文件存档，并发现不适当的采购。 此外，一个部门在被审计时必须能够提供他们的对账文件。 一般来说，按月做一次并不会特别耗时。
- 当月交易报告应在当月6号之后打印。 遵循Argos财务-当前交易报告说明（附在本指南中）。 这份报告需要以电子方式打印或存储。 每笔交易[收入、支出（账户代码6xxxx除外）和资金转移]必须经过核实，与适用文件相匹配，并/或注明解释。 核实交易的人应在报告上签名并注明日期。 然后，部门主席或客户经理应该审查报告，并在其上签名以表示批准。 在本财政年度之后的3年内保留这些报告。
- 使用Banner Application Navigator（可选）查找有关特定支出的更多信息（例如，查找与发票绑定的PO）。
- 该报告中的工资分录（账户代码为6xxxx）仅显示支付的总金额。 为了验证支付给正确人员的工资，使用Argos Web Viewer打印部门工资日期和ORGN报告（附说明）。
- 请参阅下面的“费用文件代码关键”，以确定费用类别以及需要哪种类型的验证或文件。
如果您发现交易有问题，需要更正或有疑问，请联系以下人员之一：
- Payroll – Bryce Yearsley x6602
- 采购 – x6014
如果您的六位数帐户索引号码（成本代码）以以下开头：
- 2‐Bea Srikulsasithorn x6389或Wendell Rich x7443
- 317或318‐乌利亚亚顿x6692或米奇汉森x6604
- 4或5‐乌利亚·亚顿x6692
- 6‐Jennifer Lueckler x6918或Heidi Nelson x7229
- 7‐Ashlynn Miller x7263或Wendell Rich x7443
- 316或9‐Ashlynn Miller x7263
代码以适用于账户代码以7开头的费用的代码开始（因此除了工资费用）
| 代码以 | 适用于账户代码以7开头的费用的代码（因此工资费用除外） |
| 汉堡王 | 书店 or 未经批准的商店s charge – you should have receipts with the business purpose documented for each purchase. 如果您没有收据，请联系书店（x6352）获取副本。 |
| F | 这是会计处发来的消息。 如果是在当期费用或旅行类别下，正数表示从账户中支付的资金，你应该有相应的文件； and a number in (parenthesis) means a credit to the account (which you would see, for example, when an amount is paid to a department account at the Cashiers' windows, such as reimbursement for long distance or copies or payment by a student for a challenge exam). |
| 调频 | 设施管理费用。 你应该核实所显示的项目确实是为你的部门和预期的费用； 否则请联系设施管理（x6331）。 |
| Z | Z后面跟着一个数字表示支付了发票。 描述将显示已付款的供应商。 你应该有一个匹配的采购订单。 如果您需要查找采购订单，请使用Lynx自助服务查询支出。 一旦您点击发票号码的超链接，匹配的PO号码将被引用，您可以点击它来查看采购订单。 （或者，您可以在PAW Place中执行文档搜索。） 注：在Document下没有字母前缀且类型代码为DNEI的数字表示支付的支票号码。 You’ll see there are no funds deducted for these entries (they are instead deducted with the Z reference number). |
| ID | 韦伯州立大学另一个部门的负责人。 你应该核实费用是预期的和适当的； 否则，请联系列出的部门名称以获取部门间账单的副本 |
| J或JV | 日记账分录（支出在两个不同的指数之间移动）。 括号内的项目是将费用转移到另一个索引的贷方，否则它表示对索引的收费。 您应该有资金转帐表格和p卡重新分配日志的副本来匹配。 |
| J或G | 与补助金的描述-间接成本收费是间接费用。 这是建立在外部资金，如赠款（指数从6开始），基于设定的百分比。 注：此系统用于收取课程费用账户10%的间接费用（随资金支出而收取）。 |
| 女士 | 邮件服务收费。 对于某月的收费明显较高，您应该确认其原因（例如，特定的批量邮寄，如小册子）。 |
| PB、PC或PI | P-Card电荷。 You do not need to duplicate the p-card reconciliation process, but you should look 新葡京app the charges to ensure there aren't any that stand out as not having been on a p-card statement. |
| PD | 同意重新分配 |
| PN | 印刷服务费（野猫设计与印刷）。 这些将用于您在复印机中输入部门代码（由部门费用指示）或特定复印工作，信笺等的复印。 对于后者，您应该有工作订单的副本。 要检查费用或获得工作订单的副本，请联系打印服务x6105。 |
| 公关 | 重新分配p卡费用，将费用移动到不同的索引（成本代码）。 |
| TL | 电讯收费。 对于远程-长途和远程装备费用，这些应在电信Argos文件夹下的部门使用报告中进行验证。 你应该每个月运行这份报告，并让每个人检查，初始化和支付个人长途电话。 其他费用包括IT部门、软件报销、数据处理服务、IT云存储和安全。 要检查收费或获取部门使用报告，请联系电信x7155。 |
| TR | 旅费。 描述将显示在e新葡京app门户网站的Concur系统或您手机上的应用程序中根据批准的旅行收到此报销的人员。 |
使用Web查看器的报表
财务-当前交易报告
- 去 https://reportprod.weber.edu
- Log in when prompted with your e新葡京app username and password.
- 选择（点击） the 财务-月末和校园访问 folder. 可用报告的列表将出现。
4. 选择（点击） 当前事务
5. Click on the 报告 drop down button (Number 1 in the above screenshot) and then click on 本月交易报表 (Number 2 in the above screenshot). 你现在会注意到运行按钮不再是灰色的。
6. 输入两位数的财政年度（上面截图中的数字1），两位数的周期/财政月份（上面截图中的数字2:7月=01,8月=02等）和组织代码（上面截图中的数字3），您希望报告的交易。 （注：如果你只想报告一只基金，你可以选择输入基金代码。） 然后，单击运行按钮（上面屏幕截图中的第4号）。 You will see a down arrow
appear in the upper right corner of your browser indicating that the report has been completed and downloaded to your computer. 双击向下箭头，报告将打开。
您应该打印或保存报告。
使用Web查看器的报表
Finance/Payroll – Departmental 按日期付款 和ORGN报告
- 去 https://report.weber.edu
- Log in when prompted with your e新葡京app username and password.
- 选择（点击） the Finance – Month End and Campus Access folder. 可用报告的列表将出现。
4. 选择（按）部门薪酬日期及机关编号。
5. Click on the 报告 drop down button (Number 1 in the above screenshot) and then click on Departmental 按日期付款 和ORGN报告 (Number 2 in the above screenshot). 你现在会注意到运行按钮不再是灰色的。
6. Input the 开始日期 using the pop‐up calendar (Number 1 in the above screenshot); the 结束日期 using the pop‐up calendar (Number 2 in the above screenshot); 以及您希望报告的薪资信息的5位数ORGN代码（上面截图中的3号）。 Then, click on the 运行 button (Number 4 in the above screenshot).
You will see a down arrow appear in the upper right corner of your browser indicating that the report has been completed and downloaded to your computer. 双击向下箭头，报告将打开。
您应该打印或保存报告 并使用它来验证正确的人支付了你所期望的金额。
WSU部门月度对账指南（PDF）